Conventies helpbestand
       Opzet database
       Beperkingen
       Microsoft Windows
       Meerdere gebruikers
       MS-WORD-uitvoer

       OpenOffice- of LibreOffice-uitvoer
       RTF-uitvoer

       PDF-uitvoer
       Webpagina-uitvoer
       Privacy

       Sjablonen

Conventies helpbestand

In dit helpbestand worden de volgende conventies gebruikt:
  Nadruk leggen: tekst met vette letter, b.v. nadruk
  Begrip weergeven: tekst in blauw, b.v. begrip
  Uitleg: tekst in oranje en onderstreept, b.v.   uitleg

  Hoofdstuk: in een rechthoek, b.v.:  
  Paragraaf: blauwe tekst met vette letter, b.v. paragraaf
  Doorklikbare link: onderstreepte groene tekst, b.v. link
  Knop, veld of vraag van GENEAAL: bruine tekst, b.v. Tussenvoegsels
  In te typen gegevens in  GENEAAL: rode tekst, b.v. 11121902

Opzet database

Geneaal kan verschillende dossiers met genealogische gegevens opslaan. Elk dossier bevat families. Een familie bestaat uit personen. Binnen een dossier kunnen relaties worden gelegd tussen personen van dezelfde en van verschillende families. Tussen dossiers kunnen geen relaties worden gelegd.

Personen en relaties tussen personen hebben een nummer. Nummers bestaan uit twee gedeelten: het familienummer en een rangnummer binnen de familie.Voorbeeld: persoonsnummer 4:1289. Hierin is 4 het familienummer en 1289 het rangnummer van de persoon.
Relatienummers kunnen van persoonsnummers worden onderscheiden doordat ze worden voorafgegaan door een R: b.v. R2:12.Familienummers worden uitgedeeld op het moment dat er een nieuwe familie wordt aangemaakt. Persoons- en relatierangnummers worden ook door GENEAAL uitgedeeld en beheerd. Wanneer een persoon of relatie eenmaal een nummer heeft, dan blijft dit altijd hetzelfde, totdat de persoon of de relatie wordt verwijderd, dan is het nummer weer beschikbaar.
Nummers zijn handig voor het zoeken. Men heeft in de uitvoer de keuze om nummers te laten vermelden. Let er wel op dat voor 'buitenstaanders' nummers geen betekenis hebben!
Ieder dossier heeft zijn eigen plaatsnamenverzameling. De plaatsnaamgegevens kunnen worden bewerkt.

Losse gegevens en acties hebben ook nummers. Ook deze nummers worden door het systeem beheerd.

Er wordt gebruik gemaakt van de Borland Database Engine en van Paradox tabellen. Er bestaan tabellen voor persoonsgegevens, relatiegegevens, plaatsgegevens en losse gegevens.

Beperkingen

Er gelden de volgende beperkingen:

Microsoft Windows

GENEAAL is een Windows-programma. Dit betekent dat er veel gebruik wordt gemaakt van de basiseigenschappen van Windows. De kennis van het gebruik van Windows wordt bekend verondersteld!
Het programma gebruikt niet expliciet het Register van Windows. Alle instellingen worden per gebruiker bewaard in het bestand GENEAAL.INI. Dit INI-bestand wordt door GENEAAL gebruikt en bijgehouden. Toch is het wel mogelijk dit bestand buiten GENEAAL om te bewerken met b.v. het programma KLADBLOK. Dit wordt echter sterk afgeraden, tenzij u een vergevorderde gebruiker bent!

Meerdere gebruikers

Behalve Windows 95 zijn alle Windows-versies geschikt voor gebruik door meerdere gebruikers. In deze Windows-versies kunnen alle gebruikers onafhankelijk van elkaar GENEAAL gebruiken. In Windows 98 en Windows ME kunnen gebruikers elkaars dossiers inzien. In Windows 2000 en Windows XP is dit niet altijd zo. Dit hangt af van de rechten die een gebruiker heeft. In Windows 2000 en Windows XP kunnen gebruikers aangemeld worden met verschillende gebruiksrechten (mits gebruik gemaakt wordt van het NTFS-bestandssysteem). Men kan inloggen als beheerder ('administrator') of als b.v. gewone gebruiker ('user'). Afhankelijk hiervan heeft de gebruiker meer of minder rechten om taken uit te voeren en bestanden in te zien en te gebruiken.
In de volgende tabel wordt aangegeven welke soort gebruiker wiens GENEAAL-dossiers kan inzien en gebruiken:

MS-WORD-uitvoer

MS-Word-uitvoer wordt gemaakt met een apart programma: Geneaal2WORD.EXE. Dit programma wordt door GENEAAL automatisch aangeroepen. Voor de opmaak van uitvoer die met Microsoft Word wordt gemaakt zijn MS-WORD-sjablonen beschikbaar. In deze sjablonen, met extensie .DOT, is de layout van het document vastgelegd.
Het staat de gebruiker vrij om de lay-out te wijzigen. Dit kan op de standaard-manier van MS-Word. Zorg er wel voor dat de oorspronkelijke versie van  het DOT-bestand ergens wordt bewaard!
GENEAAL kan samenwerken met versies van MS-WORD vanaf MS-WORD 97 t/m MS-WORD-2010.
Bij grotere uitvoerdocumenten kan het vele minuten duren voordat MS-WORD het document heeft gegenereerd. Deze lange duur kan niet worden beïnvloed door GENEAAL. Wanneer snel uitvoer moet worden bekeken, waar in geen foto's of lijsten zitten, kan beter gekozen worden voor RTF-uitvoer: deze kan door MS-WORD veel sneller worden opgebouwd.

De opmaak van MS WORD kan ook gedeeltelijk via GENEAAL worden ingesteld: bv. lettertype, weergave van namen e.d. Zie hiervoor: Bijzondere functies, Uiterlijk wijzigen.

OpenOffice- of LibreOffice- uitvoer

OpenOffice-uitvoer wordt gemaakt met een apart programma: Geneaal2OO. Dit programma wordt door Geneaal automatisch aangeroepen. Voor de opmaak van uitvoer die met OpenOffice wordt gemaakt,zijn  OO-sjablonen beschikbaar. In deze sjablonen, met extensie.OTT, is  de lay-out van het document vastgelegd.
Het staat de gebruiker vrij om de lay-out te wijzigen. Dit kan op de standaard-manier van OpenOffice en LibreOffice. Zorg er wel voor dat de oorspronkelijke versie ergens wordt bewaard.
GENEAAL kan samenwerken met versies van OpenOffice t/m 4.1 en met LibreOffice t/m versie 5.1.
Bij grotere uitvoerdocumenten kan langere tijd duren voordat het OO-document is gegenereerd. Deze duur kan niet worden beïnvloed door GENEAAL. Wanneer snel uitvoer moet worden bekeken, waar in geen foto's of lijsten zitten, kan beter gekozen worden voor RTF-uitvoer: deze kan door MS-WORD veel sneller worden opgebouwd.

De opmaak van OpenOffice/LibreOffice kan ook gedeeltelijk via GENEAAL worden ingesteld: bv. lettertype, weergave van namen e.d. Zie hiervoor: Bijzondere functies, Uiterlijk wijzigen.

RTF-uitvoer

RTF (Rich Text Format) is een bekende manier van beschrijven van een document. Het formaat kan door veel tekstverwerkers worden ingelezen, zoals (weer) MS-WORD, Word Viewer (gratis), WordPad en ook niet-Microsoft programma's, zoals OpenOffice. De opmaak lijkt sterk op die van een MS-WORD-document. Alleen kunnen hier geen indices, personenlijsten of afbeeldingen worden ingevoegd.

De opmaak van RTF-uitvoer kan ook gedeeltelijk via GENEAAL worden ingesteld: bv. lettertype, weergave van namen e.d. Zie hiervoor: Bijzondere functies, Uiterlijk wijzigen.

PDF-uitvoer

PDF-formaat is het welbekende formaat voor tekstuitwisseling. Voor het bekijken van PDF-documenten wordt gebruik gemaakt van Adobe Acrobat Reader (gratis) of een ander hiervoor geschikt programma.

Voor het maken van PDF-uitvoer wordt gebruik gemaakt vanMS-Word, OpenOffice of LibreOffice. Dus wanneer één van deze niet is geïnstalleerd, dan kan er niet rechtstreeks een PDF worden gegenereerd.

N.B. Via een "omweg" kan ook met behulp van een speciale printer, een PDF-printer een PDF-bestand worden gemaakt. Deze printer moet worden gekozen voordat de printopdracht wordt gegeven. De uitvoer wordt "geprint" naar een PDF-bestand.

Op Internet zijn verschillen de gratis PDF-printers aanwezig, b.v. CutePDF Writer. Deze moeten eerst worden geïnstalleerd.

De opmaak van PDF kan ook gedeeltelijk via GENEAAL worden ingesteld: bv. lettertype, weergave van namen e.d. Zie hiervoor: Bijzondere functies, Uiterlijk wijzigen.

Webpagina-uitvoer

De opmaak van de webpagina's kan binnen GENEAAL worden ingesteld, zie Bijzondere functies, Uiterlijk wijzigen. Er kan een personenlijst worden ingevoegd waarmee gemakkelijk kan worden gemanoeuvreerd in het HTML-document.
Een apart Gendex-Bestand kan worden gegenereerd. Het Gendex-Bestand bevat een speciale index van alle personen in  het HTML-document. Het bestand kan worden gebruikt om het HTML-document doorzoekbaar te maken.Men kan zijn HTML-document en het Gendex-bestand aanmelden bij b.v. Stamboomzoeker.nl.

Voor het bekijken van uitvoer op kleine schermen, zoals  een smartphone, kan gekozen worden voor een versie HTML- mobiel die hiervoor geschikt is.

Privacy

Sinds de invoering van de Wet Bescherming Persoonsgegevens in 2001 is een aantal regels van kracht op het publiceren van gegevens over levende personen.
Dit betekent overigens dat voor overleden personen geen beperkingen gelden.
Voor levende personen geldt dat er geen gegevens over die personen mogen worden gepubliceerd wanneer daarvoor geen uitdrukkelijke toestemming is gekregen.

In de praktijk kunnen de volgende regels worden gehanteerd:

GENEAAL versie 5 had een optie "rekening houden met privacy". Deze optie liet voor mogelijk levende personen alle datums weg in een publicatie.
De nieuwere versies van GENEAAL hebben uitgebreidere mogelijkheden. Voor elke persoon kan de privacy-categorie worden aangegeven:
- geen beperking
- alleen namen
- verbergen

Dit betekent dat er een "tussencategorie" alleen namen is gecreëerd: in dit geval worden geen gegevens van een persoon uitgevoerd dan alleen de voornamen en de achternaam.

In het uitvoerscherm kan overigens worden afgeweken van de individuele instellingen. Zie Uitvoermogelijkheden.

Sjablonen

Er worden binnen Geneaal twee soorten sjablonen gebruikt:

Geneaal-sjablonen zijn voorschriften voor GENEAAL hoe de uitvoerdocumenten moeten worden gegenereerd. Het betreft dus niet de opmaak van de documenten, maar de inhoud. Er zijn Geneaalsjablonen voor meerdere talen aanwezig. Sinds versie 8.0 kunnen ook de genealogische velden een inhoud per taal opslaan, de z.g. secties.

Men kan het gewenste Geneaal-sjabloon instellen via Bijzondere functies, wijzigen van vaste teksten en datumweergave of via het uitvoerscherm.

Geneaal-sjablonen kunnen worden gemaakt met een apart programma Sjabloontester. Hiervoor is een aparte Helpfunctie beschikbaar.

Tekstverwerkersjablonen zijn de gebruikelijke sjablonen die tekstverwerkers, zoals MS-WORD en OpenOffice, gebruiken voor de opmaak (lay-out) van de gegenereerde documenten.

Tekstverwerkersjablonen worden gekozen via Bijzondere Functies, uiterlijk wijzigen.

Het tekstverwerkersjabloon wordt door Geneaal meegegeven aan de tekstverwerker bij het genereren van het uitvoerdocument door de hulpprogramma's Geneaal2OO en Geneaal2WORD.

Beide typen sjablonen kunnen ook worden gekozen in het uitvoerscherm.

TIP: Men kan zelf de lay-out van de tekstverwerkerdocumenten aanpassen door de sjablonen m.b.v. de betreffende tekstverwerker te bewerken. Dat zijn de sjablonen met de namen *.dot voor MS-WORD en *.ott voor OpenOffice.

Het is overigens wel werk voor een expert!

Voorbeelden van de weergave van persoonsgegevens:

Volgens het Geneaal-sjabloon dat de standaardmodel van het CBG weergeeft:
Hendrik Jan Bartes, geb. 1903-02-28 te Winschoten, ged. (RK) te Winschoten, diverse beroepen, overl. 1968-11-12 (65 jaar) te Dieren, begr. 1968-11-15 te Dieren

Volgens een sjabloon met een wat "vrijere" weergave:
Hendrik Jan Bartes is op 28 februari 1903 geboren in Winschoten. Hij is gedoopt (RK) in Winschoten. Hendrik Jan Bartes is overleden op 12 november 1968 in Dieren, 65 jaar oud. Hij is begraven op op 15 november 1968 te Dieren.